إدارة الأداء: كيف تُحسِّن إدارة المرافق السكنية والتجارية؟

ماذا لو علمت أنَّه في إمكانك تحسين عملية إدارة المرافق بطريقة أكثر ذكاء وفاعلية؟ ماذا لو كان في مقدرتك توفير الطاقة والمال والوقت والموارد من خلال استخدام إستراتيجيات وأدوات تقنية متقدمة تساعد على إدارة الأداء؟ 

حسنًا، هذا هو الهدف من هذا المقال، والذي سنستعرض فيه معًا بعض أفضل الطرائق والحلول المبتكرة لتحسين وإدارة المرافق في عصرنا الرقمي هذا. سنناقش آلية تقييم الأداء وتحليل البيانات، وطريقة استخدام مؤشرات الأداء لقياس التقدم، ونذكر أهم الإستراتيجيات الخاصة التي تعمل على تحسين الكفاءة الإدارية.

لذا نأمل أن يوفر مقالنا هذا لمُلّاك العقارات ومُديري الصيانة بعض الأفكار التي تساعدهم على تحسين عملية إدارة الأداء بطرائق جديدة وأفضل.

مفهوم إدارة الأداء وأهميته في قطاع إدارة المرافق

يشير مفهوم إدارة الأداء إلى العمليات والإجراءات التي يتم اتخاذها لتحقيق أقصى استفادة من الموارد، وتحقيق أهداف محددة في سياق معين، من خلال بذل كافة الجهود لضمان تشغيل وإدارة المرافق بأعلى مستويات الكفاءة والفاعلية، بما يتضمن مراقبة وتقييم أداء المرافق والعمليات التشغيلية والإدارية، واتخاذ الإجراءات اللازمة لتحسينها وضمان تلبية احتياجات أصحاب المصلحة على اختلافهم.

تتمثل أهمية إدارة الأداء في قطاع إدارة المرافق في نواحٍ كثيرة، سنذكر منها أهمَّ النقاط الرئيسية:

• تحسين الكفاءة التشغيلية: تعمل إدارة الأداء على تحسين كفاءة استخدام الموارد المختلفة داخل المرافق، وذلك من خلال رصد وتحليل البيانات ذات الصلة بالاستهلاك، إذ يمكن لمديري وملاك المرافق السكنية والتجارية تحديد أنماط الاستخدام والمجالات التي تحتاج إلى تحسين. على سبيل المثال، من خلال مراقبة معدلات استهلاك الطاقة والمياه، يمكن اكتشاف الفجوات في الكفاءة واتخاذ إجراءات للحد من الاستهلاك الزائد وتحسين التشغيل.
• تقليل وإدارة التكاليف: تسهم إدارة أداء المرافق في تقليل التكاليف التشغيلية وتكاليف الصيانة من خلال التخطيط الفعَّال والاستفادة القصوى من الموارد. عندما يتم تحسين الكفاءة في استخدام الموارد، تكون نتيجته المباشرة تقليل الهدر والتكاليف ذات الصلة. أبسط مثال على ذلك أنَّ تحسين أداء أنظمة التدفئة والتبريد يؤدي في الغالب إلى تقليل تكاليف الطاقة.
• تلبية معايير الاستدامة: تعزز إدارة أداء المرافق من استدامتها من خلال تبني إستراتيجيات تقنيات حديثة مثل الطاقة المتجددة، وتحسين كفاءة إدارة المخلفات. من خلال تركيب أنظمة طاقة شمسية أو استخدام التكنولوجيا النظيفة، يمكن تقليل اعتماد المرافق على مصادر الطاقة التقليدية وتحسين البيئة المحيطة.
• تحسين تجربة المستخدمين: عندما يتم تحسين الكفاءة والخدمات المقدمة في المرافق السكنية والتجارية، يزداد رضا المستأجرين والملاك وراحتهم. على سبيل المثال، يؤدي تحسين شروط وبيئة الإيجار، وتسهيل عملية دفع الإيجارات والفواتير، وتوفير قنوات تواصل فعالة مع المديرين، وتلبية متطلباتهم وشكاواهم بسرعة، إلى زيادة رضا المستأجرين عن الخدمات المقدمة.
• تحقيق الأهداف الإستراتيجية: من خلال تحليل مؤشرات الأداء ومقارنتها بالأهداف المحددة، يمكن للمديرين اتخاذ أفضل القرارات وأكثرها كفاءة، وضبط هذه الإستراتيجيات لتحقيق الأهداف بشكل أفضل.

كيف تتم عملية تقييم الأداء وتحليل البيانات من أجل إدارة المرافق؟

تستخدم عملية تقييم إدارة الأداء وتحليل البيانات عند إدارة المرافق مجموعة من المؤشرات والأدوات لقياس وتحسين كفاءة وفاعلية الخدمات والموارد والأصول ذات الصلة بالمباني السكنية والتجارية.

تهدف هذه العملية إلى تحقيق الأهداف التشغيلية وزيادة رضا المستخدمين وتقليل التكاليف والمخاطر. بعض الخطوات التي يمكن اتباعها لتنفيذ هذه العملية هي:

• تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)

تبدأ عملية تقييم الأداء بتحديد المؤشرات الرئيسية للأداء (KPIs) التي ستستخدم لقياس أداء المرافق. هذه المؤشرات يجب أن تكون متوافقة مع أهداف المؤسسة، وتشمل مجموعة متنوعة من المعايير؛ مثل استهلاك الطاقة، ومدى كفاءة الصيانة، ورضا المستخدمين.

• جمع البيانات

يجب جمع البيانات المتعلقة بالمؤشرات التي سيتم تحديدها؛ هذه البيانات قد تكون متنوعة وتشمل معلومات مثل استهلاك الطاقة، واستخدام المواد، وتكاليف الصيانة، ومعلومات التشغيل، وغيرها.

• تحليل البيانات

بعد جمع البيانات، يتم تحليلها باستخدام أدوات تحليلية متقدمة؛ إذ يهدف هذا التحليل إلى استخلاص النماذج والتوجهات من هذه البيانات، وفهم أداء المرافق بشكل أكثر وضوحًا ودقة. يمكن استخدام تقنيات تحليلية مثل التحليل الإحصائي والتحليل التشخيصي والتحليل التنبؤي وغيرها لتحقيق هذا الهدف. بعد ذلك، يتم تقديم وإيصال النتائج بطريقة سهلة الفهم لأصحاب المصلحة ذوي الصلة.

• تقييم الأداء الحالي

استنادًا إلى تحليل البيانات، يمكن تقييم الأداء الحالي للمرافق من خلال مقارنته مع المؤشرات والمعايير المحددة. يساعد ذلك في تحديد نقاط القوة والضعف، وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

• تحديد الفجوات والفرص

استنادًا إلى نتائج التقييم، يمكن تحديد الفجوات في الأداء، والفرص المحتملة التي تنشأ كنتيجة لتحسينه. يمكن أن تشمل الفجوات على سبيل المثال لا الحصر، تقنيات التشغيل غير الفعَّالة، أو مناطق الصيانة المهملة.

• تطوير خطط التحسين

استنادًا إلى الفجوات والفرص التي قد تنشأ، يتم تطوير خطط تحسين محددة. تشمل هذه الخطط إستراتيجيات محددة لتحقيق تحسين في المجالات المعنية، مثل تحسين كفاءة الطاقة أو تقليل تكاليف الصيانة.

• تنفيذ عملية التحسين ومراقبتها

بعد تطوير خطط التحسين، يتم تنفيذها بالتعاون مع فرق العمل ذات الصلة. يجب مراقبة تنفيذ هذه الخطط وقياس الأثر الإيجابي على الأداء.

• التقييم المستمر

يجب أن تكون عملية تقييم الأداء وتحليل البيانات عملية مستمرة، وتحديدًا، يجب مراقبة مؤشرات الأداء التي تم تحديدها بانتظام، وتقييم التحسينات المطبقة، واتخاذ إجراءات تصحيحية عند الحاجة.

أبرز مؤشرات الأداء لقياس التقدم في إدارة المرافق السكنية والتجارية

أهم 10 مؤشرات أداء مستخدمة لقياس التقدم

تختلف مؤشرات الأداء باختلاف نوع المرافق والأهداف الموضوعة، ولكن توجد بعض المؤشرات الشائعة التي يمكن استخدامها، نذكر منها:

• استهلاك الطاقة: يُعد استهلاك الطاقة مؤشرًا أساسيًّا لقياس كفاءة المرافق. من خلال مراقبة كميات الكهرباء وأشكال الطاقة المستهلكة على مدار فترة زمنية محددة، يمكن تحديد مدى فاعلية استخدام موارد الطاقة هذه.

• استهلاك المياه: يعكس هذا المؤشر كمية المياه التي يتم استخدامها داخل هذه المرافق. من خلال رصد كميات المياه المستهلكة ومقارنتها بالمعدلات المعقولة، يمكن تحديد مدى الاستدامة في استهلاك المياه.

• تكاليف الصيانة: يشير هذا المؤشر إلى التكاليف المالية المتعلقة بصيانة المرافق. يمكن تقسيم هذه التكاليف إلى فئات، مثل الصيانة الروتينية والإصلاحات الكبرى. من خلال مراقبة تلك التكاليف، يمكن تقدير كفاءة عمليات الصيانة ومدى اقتصادية كل مرفق على حدة.

• رضا المستخدمين: يقيس هذا المؤشر مدى رضا المستخدمين أو المستأجرين عن الخدمات والبيئة داخل المرفق. يمكن جمع هذه المعلومات من خلال استطلاعات الرأي أو التقييمات الدورية. تساهم هذه المعلومات في تحسين الخدمات وزيادة رضا المستخدمين.

• نسبة الاستخدام: تقيس هذه المؤشرات مدى استخدام المرافق من قبل مستخدميها. يمكن الاستفادة من هذه المعدلات لتحديد مدى تنوع الأوقات التي يتم فيها استخدام المرفق ومدى ارتفاع نسبة الإشغال، فمثلاً: ستكون نسبة إشغال المرافق السكنية أعلى في الغالب إذا ما قورنت بالمرافق التجارية، مثل مكاتب العمل.

• نسبة إعادة التدوير: تعكس هذه المؤشرات نسبة المواد التي يتم إعادة تدويرها بدلاً من التخلص منها. يمكن قياس مقدار المواد المعاد تدويرها مقارنة بالمواد العاملة الكلية. تسهم النسبة العالية في تقليل التأثير البيئي للمرفق.

• تكلفة الكفاءة الطاقوية: يقيس هذا المؤشر مدى فاعلية توفير التكاليف عبر تحسين كفاءة استخدام الطاقة. يمكن حسابها عن طريق مقارنة التكاليف قبل وبعد تنفيذ التحسينات، ومن ثم يتم تقدير الفرق.

• مدى تنفيذ خطط التحسين: يمكن استخدام هذا المؤشر لتقييم تنفيذ خطط التحسين المحددة من خلال قياس مدى مطابقة العمل الفعلي للخطط المرسومة، وقدرتها على تحقيق الأهداف الموضوعة.

• معدلات الإشغال: يعبّر هذا المؤشر عن نسبة الإشغال الفعلي لكل مرفق مقارنة بسَعته الاستيعابية القصوى. تساعد تلك النسبة في تحديد ما إذا كانت القدرة الحالية للمرفق تكفي لتلبية السعة الاستيعابية.

• معدلات الحوادث والمخاطر: تعكس هذه المؤشرات معدلات الحوادث والمخاطر داخل المرفق. تقليل هذه المعدلات يعزز من سلامة المرفق ويعكس جودة إدارته.

أفضل الإستراتيجيات لتحسين كفاءة إدارة المرافق

هناك العديد من الإستراتيجيات التي قد تساعد في تحسين كفاءة إدارة المرافق، مثل استخدام التكنولوجيا والبيانات والتواصل والصيانة الوقائية:

• تبسيط سير العمليات الإدارية: تهدف هذه الإستراتيجية إلى زيادة الاتساق والكفاءة من خلال إنشاء سير عمل مبسط يمكن تعديله حسب الحاجة؛ بحيث يمكن للمديرين التحكم في المهام المعقدة في المباني من مكان واحد بأقل تدخل بشري ممكن. على سبيل المثال، يمكن تشغيل نظام التدفئة والتهوية والتكييف (HVAC) بِناءً على مدى إشغال المباني، مما يؤدي إلى توفير الطاقة. كما يمكن إرسال أوامر العمل من خلال برامج إدارة المرافق أو غيرها من الطرق. هذا يحسن إنتاجية فرق العمل وكفاءتها.

• تخصيص عمليات إدارة المرافق لتناسب احتياجات محددة: هدف هذه الإستراتيجية هو ترتيب أولويات عمليات إدارة المرافق. سواء كانت الأولوية هي الصيانة الوقائية، أم إدارة الأصول، أم غيرها، يجب أن يكون سير العمل مرنًا ومخصصًا لتلبية أهم الاحتياجات.

• تحسين التواصل مع فرق وبين الأقسام والموردين: تساعد هذه الإستراتيجية على تحسين التعاون والشفافية؛ إذ يجب على مديري المرافق التأكد من أنَّ جميع أصحاب المصلحة ذوي الصلة على دراية بأهداف وخطط وإجراءات إدارة المرافق. كما يجب على مديري المرافق استخدام قنوات اتصال فعالة لإبلاغ المستخدمين عن حالة خدمات المباني والإجابة عن استفساراتهم.

تساعد برامج العقارات كثيرًا في هذا الصدد، إذ يوفر معظمها (مثل برنامج منجز) لوحة تحكم Dashboard حية تُمكِّن مديري الصيانة وأصحاب العقارات من متابعة الفواتير والمصاريف التشغيلية بشكل مباشر، ومن معرفة كافة العمليات الحسابية التي تحصل في المنصة.

• تطبيق خطة صيانة وقائية: الهدف الأهم لهذه الإستراتيجية هو منع حدوث أعطال في المعَدات والمباني قبل حدوثها؛ لذا يجب على مديري المرافق إنشاء جدول صيانة دورية لفحص وإصلاح وتحديث المعدات بانتظام. يساعد هذا في تمديد عمر المعدات، وتقليل تكاليف الإصلاح، وزيادة مستويات الأمان، وتحسين الأداء.

• الاستفادة من قدرات تقنية إنترنت الأشياء (Iot): يساعد استخدام التكنولوجيا الذكية على توفير حلول مبتكرة ومخصصة لإدارة المرافق؛ إذ يمكن لإنترنت الأشياء ربط أجهزة الاستشعار وأنظمة التحكم وشبكات الاتصال في المباني، مما يسمح بجمع وتحليل البيانات بشكل مؤتمت، مما يساعد في رصد حالة المعدات، وضبط إعدادات الطاقة، وزيادة رضا المستخدمين.

في الختام

إذًا كما رأينا، إنَّ تحسين إدارة الأداء في المرافق السكنية والتجارية هو أمر حيوي لتحقيق الكفاءة والاستدامة، وتسهيل عمل مديري المرافق وملاك العقارات. من خلال تحليل البيانات، وتطبيق أفضل الممارسات وتبنِّي التقنيات الذكية، يمكن تحقيق تقدم ملموس في أداء المرافق. 

ولتسهيل كل ذلك، يبرز برنامج “منجز” لإدارة العقارات، والذي يتميز عن غيره ليكون الأفضل في هذا المجال لكونه يقدم للمستفيدين من القطاع السكني في السعودية حلولاً تقنية مبتكرة وذكية تتناسب مع طبيعة واحتياجات السوق السعودي.

يضمن برنامج منجز إدارة جميع العمليات التشغيلية وأتمتة الأوامر من خلال لوحة تحكم حية تجمع لك كافة العمليات والأوامر التشغيلية المخصصة لإدارة العقارات، والتي تستند إلى نظام سحابي يمكِّنكَ من الوصول إلى المعلومات التي تحتاج إليها أينما كنت.

لكي تحصل على كل ذلك وأكثر، بادر بالاشتراك معنا، أو سجل اهتمامك من خلال طلب عرض تجريبي لمدة 15 يومًا.