الوصف الوظيفي لإدارة المرافق وأهم المهارات لمدير المرافق

إذا كنت تريد أن تعمل كمدير للمرافق فما هو الوصف الوظيفي لإدارة المرافق وأهم المهارات التي تحتاجها حتى تكون متمكن في مجال إدارة المرافق.

من المعروف أن مدير المرافق يكون مسؤول عن أمن وصيانة جميع المرافق الخاصة بمنشأة العمل، وذلك للتأكد من أن الجميع المرافق تلبي كل الإحتياجات الخاصة بالمؤسسة وبجميع الموظفين الذين يعملون بها.

إذا ما هو الوصف الوظيفي لإدارة المرافق وما هي أهم المهارات التي تحتاجها؟

وما هي مهام مدير المرافق، وما هو مساره الوظيفي؟

ماذا يفعل مدير المرافق؟

مدير المرافق يتحمل الكثير من المسؤوليات المختلفة سواء كانت المرافق الصلبة أو المرافق اللينة، حيث أن المرافق الصلبة هي أي شيء يتعلق بالمبنى بشكل مادي وذلك مثل الأنظمة الكهربائية والسباكة وما إلى ذلك من مرافق أخرى، أما المرافق اللينة فهي مرتبطة أكثر برفاهية الأشخاص الذين يعملون لدى الشركة والعملاء أيضاً. 

مدير المرافق الجيد هو شخص استباقي وشفاف ويفكر باستمرار في حل المشكلات قبل أن تقع هذه المشكلات، كما أنه يقوم أيضاً بإنشاء ثقافة التعاون، وذلك عبر الاستثمار في موظفي المؤسسة التجارية، مما يؤدي إلى تحسين العمليات التي تجري في هذه المؤسسات.

مهام مدير المرافق

مدير المرافق يجب أن يعتني بشكل أساسي بكل الخدمات التي من الممكن أن تساعد المنشأة على أن تقوم بعملها على أكمل وجه، ومن أهم هذه المسؤوليات:

• يجب أن يقوم مدير المرافق بالموافقة والإشراف على كل العقود وكل مقدمي الخدمات مثل مواقف السيارات والأمن والنظافة والتكنولوجيا، وما إلى ذلك من المرافق الأخرى. 
• يقوم مدير المرافق أيضاً بالإشراف على كل الفرق ذات التخصصات المختلفة من موظفي الصيانة والنظافة والأمن والأرضيات. 
• أيضاً صيانة كل المرافق الأساسية مثل التدفئة والمياه وإدارة الميزانيات، وذلك من حيث تكلفة هذه المرافق. 
• يجب أيضاً على مدير المرافق أن يقوم بإدارة المساحات التي توجد بين المباني بشكل كامل. 
• يجب أن يتأكد أن كل المرافق الموجودة لديه تلبي كل اللوائح الحكومية وتتوافق مع المعايير البيئية والأمنية والصحية. 
• يجب أن يقوم بتقديم المشورة للمنشأة حول ضبط التكاليف وزيادة كفاءة الطاقة المستخدمة في المنشأة التجارية. 
• يجب أيضاً أن يقوم بالإشراف على كل مشاريع البناء والترميم الخاصة بالمنشأة، ويقوم بمساعدة الشركات إذا قررت أن تنتقل إلى مكتب جديد أو اتخاذ أي قرار بشأن تأجير مكان جديد. 
• يجب أن يقوم بصياغة كل التقارير، وأيضاً إذا احتاجت المنشأة إلى تقديم توصيات مكتوبة يجب عليه أن يقوم بكتابتها. 
• إذا كانت الشركة التي يديرها مدير المرافق هي شركة إنشاءات يجب أن يكون لديه المدخلات التي تساعد في تصميم المبنى الخاص بالمكاتب، وذلك حتى يضمن إمكانية تسليم المرافق بشكل فعال أكثر. 

المهارات الأساسية لمديري المرافق

هناك مجموعة من المهارات التي يجب على مدير المرافق أن يتمتع بها، ومن أهم هذه المهارات:

• مهارات الاتصال بينه وبين الآخرين ومعرفة كيفية التأثير عليهم ايضا شخصياً. 
• يجب أن يتمتع بالمهارات التحليلية ومعرفة كيفية حل المشاكل. 
• يجب أيضاً أن يتمتع بالقدرة على اتخاذ القرارات. 
• يجب أن يكون شخص قيادي ولديه القدرة على إدارة المشاريع وإدارة الفرق. 
• يجب أن يكون لديه مهارة العمل الجماعي. 
• يجب أن يكون من الأشخاص الذين يهتمون بالتفاصيل ولديه القدرة التنبؤ بعواقب القرارات التي يتخذها. 
• يجب أن يكون لديه الوعي التجاري الكافي للتعامل مع المعاملات المختلفة. 
• يمتلك القدرة على خدمة العملاء. 
• ويكون لديه فن إدارة الوقت والتنظيم بين مواعيده وتحديد الأولويات. 
• وأن يكون قادر على التعامل مع كل الأعباء بشتى أنواعها سواء كانت معقدة أو بسيطة. 
• ويجب أن يكون على معرفة جيدة بتكنولوجيا المعلومات حتى يستطيع أن يتعامل مع أدوات العمل. 

المسار الوظيفي والتقدم لمدير المرافق

هناك الكثير من المسارات الوظيفية في مجال إدارة المرافق، وذلك وفقاً للصناعة الخاصة بالمنشأة التجارية، لذلك من الممكن أن يكون هناك اختلاف بين مهام اثنين من مدراء المرافق وذلك لأن المسار الوظيفي الخاص بهم مختلف.

من أهم المسارات الوظيفية لمدير المرافق:

• أعمال تنظيف وتنسيق الحدائق

أي منشأة تجارية كبيرة تحتاج إلى مدير مرافق يهتم بأعمال تنظيف المنشأة من الخارج بشكل عام وتنسيق الحدائق أيضاً. 

•  أنظمة البناء

هناك الكثير من مدراء المرافق الذين يهتمون بتخصص أنظمة البناء، وأيضاً المرافق و HVAC وأجهزة السلامة والأمن المختلفة الخاصة بعمليات البناء. 

• العمليات اليومية

موظفو العمليات اليومية يقومون بتنسيق غرف المؤتمرات وايضا يقومون بالعمل مع الإدارات المختلفة في المنشأة التجارية مثل تكنولوجيا المعلومات حتى يساعدون في حل ومعالجة المشكلات، وأيضاً تخزين اللوازم المكتبية. 

• البيئة والصحة والأمان

مدير المرافق في هذه الحالة يضمن امتثال جميع المرافق الموجودة في المنشأة التجارية لجميع اللوائح وأيضاً تعزيز بيئة العمل حتى تكون آمنة وصحية لكل العملاء والموظفين. 

• إدارة الفضاء

تقوم هذه الإدارة بالاهتمام بعدد موظفي المنشأة وما هي المساحة المطلوبة للعمل. 

• النقل

هذه الإدارة تهتم بصيانة جميع المركبات الموجودة في المنشأة، وهناك الكثير من المهام الأخرى المتعلقة بالنقل التي يقوم بها مدير المرافق في هذه الحالة.

• أمن المباني

يهتم مدير المرافق في هذه الحالة بصيانة وإصلاح جميع العناصر الموجودة في المنشأة التجارية من أنظمة الإنذار وبطاقات المفاتيح الإلكترونية وأمن البوابات وكاميرات المباني أيضاً. 

التقدم الوظيفي لمدير المرافق

الأشخاص المحترفين في إدارة المرافق يقومون بإتباع مجموعات من التعليم الرسمي ويقومون باكتساب الخبرة من خلال الصناعات المختلفة. 

حيث أن هناك الكثير من المدارس الفنية في أنحاء البلاد تقدم الكثير من الدورات والشهادات المختلفة في إدارة المرافق بكافة أنواعها. 

فمثلاً يقدم لك المعهد العقاري السعودي شهادة FMP، والتي تساعدك حتى تكون من أفضل مدراء المرافق. 

ونحن نعلم أن التكنولوجيا تتغير بسرعة في مجال إدارة المرافق، لذلك هناك الكثير من الفرص مع الوقت التي من الممكن أن تستغلها من خلال الإطلاع الدائم على هذه التطورات. 

في النهاية إذا كنت تريد أن تصبح مدير مرافق، فإن هناك الكثير من الطرق لديك التي من الممكن أن تسلكها وتستفيد منها، لكن يجب عليك أولاً أن تقوم بتحديد مسارك الوظيفي ومن ثم فهم المهام الخاصة وكيفية التعامل مع المجال.

اذا انت مدير مرافق وتود الاستفادة من خدماتنا فا منصة منجز تعتبر من أفضل وأهم هذه المنصات حيث أننا نقوم بتقديم الكثير من الخدمات الإدارية للمنشآت التجارية بكافة أنواعها. 

وهذا ما يجعل الكثير من العملاء يثقون في الخدمات التي نقدمها لهم، يمكنك أن تتواصل معنا حتى تستعلم عن المزيد من التفاصيل الخاصة بالحلول التي تقدمها لك منصة منجز.