إدارة العقارات: مفهومها ودورها في تسهيل إدارة الممتلكات وتحقيق أقصى استفادة منها

بينما يتسع عالم العقارات ويتطور باستمرار، تظل إدارة العقارات أحد العوامل الحاسمة لضمان استدامة الاستثمار وسلامة الأملاك. إنَّ القدرة على التفكير الإستراتيجي واتخاذ القرارات الصائبة تلعب دورًا بارزًا في هذا المجال؛ فمن خلال تحقيق التوازن بين الحفاظ على القيمة العقارية وتحقيق العوائد المالية، تصبح إدارة الممتلكات فنًّا يجمع بين المعرفة المالية والفهم العميق لاحتياجات السوق والتوجهات الاقتصادية.

يتطلب هذا النوع من الإدارة رؤية إستراتيجية تستند إلى تحليل دقيق للسوق والتوقعات المستقبلية، حيث يتعيَّن على المُلاك والمستثمرين العقاريين تحديد الفرص الاستثمارية والتحديات المحتملة. لذا يقومون بتطوير خطط إدارية شاملة تشمل الصيانة الدورية، تأجير العقارات بأفضل الأسعار، وتطوير إستراتيجيات تسويقية مبتكرة لضمان استمرارية إشغال هذه الأصول.

إذا كنت مالك عقار، فأنت تعرف مقدار العمل المبذول في إدارة الممتلكات العقارية؛ من البحث عن المستأجرين إلى صيانة المبنى، ولذلك تعد إدارة الأصول العقارية مهمة معقدة وتستلزم وجود خبرة ومهارة واهتمامًا بالتفاصيل.

في هذا الدليل الشامل، سنغطي كل ما تحتاج لمعرفته حول هذا الموضوع، بما في ذلك ماهيته وسبب أهميته وكيفية تحقيق أقصى استفادة من العقارات من خلال إدارة فعَّالة.

ما هي إدارة العقارات، ولماذا هي هامة؟

إدارة العقارات هي عملية إدارة الأصول العقارية والإشراف عليها، والتي تشمل الممتلكات السكنية والتجارية. وهي تنطوي على مجموعة واسعة من المهام، مثل البحث عن المستأجرين والتعاقد معهم، وجمع الإيجار، والتعامل مع الصيانة والإصلاحات، وإنفاذ اتفاقيات الإيجار. يتحمل مدير العقارات مسؤولية ضمان تشغيل العقار بكفاءة وربحية، مع توفير بيئة آمنة ومريحة للمستأجرين.

والإدارة الفعالة للممتلكات أمر بالغ الأهمية لعدة أسباب. أولاً، أنها تضمن أنَّ الممتلكات تتم صيانتها دوريًّا لتظل بحالة جيدة، مما يساعد على جذب المستأجرين والاحتفاظ بهم. ثانيًا، أنها تضمن أن تكون حالة الممتلكات متوافقة مع القوانين واللوائح المحلية، مما يساعد على تجنب المشكلات القانونية والمالية. وأخيرًا، أن إدارة الممتلكات تساعد على زيادة الأرباح إلى الحد الأقصى عن طريق تقليل الوظائف الشاغرة، وخفض تكاليف الصيانة، وتحسين مردود الإيجارات.

تحديات إدارة العقارات

إذا كنت تدير عقارات سكنية أو تجارية، فستكون هناك دائمًا تحديات قد تبدو كأنَّه من المستحيل التغلب عليها، ومستأجرون غير راضين بغض النظر عن جودة العمل الذي تقوم به. الخبر السيئ هو أنَّه حتى عندما تشعر أنَّ كل شيء يسير على ما يرام، فمن المؤكد أنَّها مسألة وقت قبل أن تظهر مشكلة أخرى.

الخبر السار هو أنَّه يمكنك التغلب على أي عقبة قد تواجهك.

فيما يلي أكبر التحديات التي قد تواجهها في إدارة الممتلكات:

إدارة المستأجرين

يعد العثور على مستأجرين جدد أحد أكبر التحديات التي يواجهها مديرو العقارات، إذ يجب عليهم تسويق العقار، والعثور على المستأجرين، والتأكد منهم، ومن ثم صياغة اتفاقيات الإيجار. إنَّها عملية طويلة، وفي السنوات الأخيرة، تعقدت بسبب الأحداث العالمية والتغيرات غير المسبوقة في السوق.

لقد خلقت القيود وعمليات الإغلاق في عامَي 2020 و2021 نتيجة الجائحة جميع أشكال الصداع لقطاع العقارات. في عام 2020، انخفضت المبيعات وزاد العرض، وانخفض عدد العقارات المباعة والمُستأجَرة. وفي عامَي 2021 و2022، سارت الأمور في الاتجاه المعاكس مع نمو سوق الإيجار ووجود طلب لم يشهده العديد من مديري العقارات منذ سنوات. لكن هذا ليس كل ما في الأمر؛ فبمجرد العثور على المستأجرين، عليك التأكد من التزامهم بدفع الإيجار، وبشروط عقد الإيجار.

التكاليف المدفوعة

المبنى متضرر ويتطلب تكاليف صيانة غير متوقعة.
لقد رفض المستأجر الفلاني الدفع، أو تأخر فيه.
أنت بحاجة إلى الاستعانة بالمزيد من عمال الصيانة، وبالتالي دفع المزيد من المال.

وقِس على ذلك.

توجد العديد من المشكلات المتعلقة بالتكلفة، لذلك ليس من المستغرب أن تكون واحدة من أكثر تحديات مديري العقارات شيوعًا.

قلة الوقت

“24 ساعة في اليوم لا تكفي”.

يعد الشعور بعدم وجود ساعات كافية في اليوم مشكلة تُلقي بظلالها على العديد من المهن؛ ولإدارة العقارات نصيب الأسد منها. فهي وظيفة متعددة الأوجه تتطلب قدرًا كبيرًا من الوقت والاهتمام؛ فهناك دائمًا شيء يجب القيام به، سواء كان عقارًا أصبح بحاجة إلى مستأجرين جدد، أو مقاول يجب الاتصال به، أو أوراق إدارية يجب الانتهاء منها.

كما هو الحال مع العديد من التحديات الأخرى التي يواجهها مديرو العقارات، فإنَّ إدارة الوقت هي أمر يمكن التحكم فيه باستخدام برنامج مخصص لإدارة الأملاك، يساعدك على التخطيط والتنظيم الشامل للممتلكات، بما يشمل إعداد جداول زمنية للصيانة، وتحديد الأولويات وإدارة المهام والمستندات المتعلقة بالعقارات، ويقوم بأتمتة العديد من العمليات التي تستهلك وقتك بصفتك مدير عقارات، وتضمن لك أن يسير كل شيء بسلاسة وكفاءة.

هذا النوع من البرامج – مثل منجز – يوفر الوقت، وعندما تتعامل مع أعباء العمل الضخمة والمهام الصعبة، سيبدو كأنَّه حلّ سحري.

التحديات الإدارية

فيما يتعلق بموضوع برامج إدارة الأملاك عالية الجودة، هذه البرامج يمكنها التعامل مع الكثير من المهام الإدارية التي تجد طريقها إلى قوائم المهام تلك؛ مثل ضبط الميزانية لكل عقار، ورفع طلبات الصيانة، ومتابعة تقارير الاستهلاك، وإصدار الفواتير، وإبرام الاتفاقيات مع المستأجرين ومزودي الخدمات وغيرها من المهام التي تستغرق ساعات ثمينة من وقت مدير العقارات.

يجب إنجاز العمل، ولا يمكن لهذه المهام أن تنتهي ما لم يتم إنجازه. لكن ليس من الضروري أن يستغرق الأمر وقتًا طويلًا، ولا ينبغي إعطاؤه الأولوية على المهام الأكثر تعقيدًا والحساسة للوقت. ولهذا وُجِدت هذه النوعية من البرامج مثل منجز.

متابعة طلبات الصيانة

تحتل صيانة الأصور العقارية جزءًا كبيرًا من واجبات مدير العقارات؛ فهي موجودة في التوصيف الوظيفي لكل مدير عقارات، وهو شيء يتعيَّن عليه القيام به بشكل صحيح وسريع، مع ضمان رضا المالك والمستأجر بالنتائج المنجزة.

أحد التحديات التي يواجهها مديرو العقارات هو بناء عَلاقات وثيقة مع قائمة من المقاولين المهرة الذين يمكن الاعتماد عليهم لإتمام العمل حسب الحاجة، وفي الوقت المناسب؛ إذ يجب أن يكون عمال الأسقف والكهربائيين والسباكون والحِرفيون على بُعد مكالمة هاتفية واحدة إذا كان أي عقار يحتاج إلى إصلاحات طارئة.

الأعطال التي تحدث في العقارات لا يمكن التنبؤ بها دومًا؛ صحيح أنَّه يمكن إجراء صيانة وقائية بشكل دوري، لكن لا يمكنك دومًا التنبؤ بدقة بموعد تسرب المياه من أحد الأسقف، أو حدوث عطل مفاجئ في التوصيلات الكهربائية في عقار ما. وإذا حدثت عدة مشكلات في وقت واحد، فستجد نفسك تتعامل مع قائمة طويلة من المهام، والكثير من الرسائل من المستأجرين الغاضبين.

لذا أنت بحاجة إلى برنامج لإدارة الأملاك يقدم لكَ حلولاً تقنية مبتكرة تساعدك على إدارة كافة عمليات الصيانة في المنشآت والمجمعات السكنية والتجارية، بحيث تتمكن من إدارة جميع العمليات التشغيلية وأتمتة طلبات الصيانة.

كيفية زيادة الكفاءة الإدارية لتحقيق أقصى استفادة من الأصول العقارية

إذا كنتَ مدير عقارات، فأنتَ بحاجة إلى مراعاة خمسة جوانب هامة من أجل الإدارة الـمُثلى للأصول العقارية:

الإشراف على المقاولين ومقدمي الخدمات: سيعمل أي مدير عقارات مع مختلف البائعين ومقدمي الخدمات والمقاولين بصورة دورية؛ بدءًا من فرق الصيانة وفرق إزالة القمامة، ووصولاً إلى العاملين في تنسيق الحدائق. لذا يجب أن تضمن أنَّك تستعين بفرق متمرسة من هؤلاء لتقدم أفضل الخدمات لعملائك.
الإدارة المالية: يتضمن هذا الجانب من إدارة الأصول العقارية جمع الإيجارات وإعداد الميزانية وإعداد التقارير المالية. لذا من المهم لأي مدير عقارات أن يستعين ببرنامج احترافي لإدارة الأملاك ليقدر على أن يكون فعالًا ودقيقًا في إدارة الجوانب المالية من عمله، ليضمن أنَّ الأموال يتم إنفاقها بما يضمن تحسين العائد على الاستثمار.
التواصل مع الملاك والمقيمين: أحد أهم جوانب إدارة العقارات هو الحفاظ على عَلاقات جيدة مع السكان والمالكين؛ لذا سيتواصل أي مدير عقارات محترف بشكل فعال مع هؤلاء لحل أي مشكلات قد تنشأ، بالإضافة إلى بناء علاقات جيدة مع المالكين. في هذا الصدد، لديك طريقان يمكنك السير فيهما، إما أن تتولى هذا الأمر شخصيًّا، وإما أن توظف فريقًا من المحترفين الذين يتمتعون بالخبرة في التواصل مع السكان والمالكين لتزويدهم بأفضل تجربة ممكنة.
استثمار أحدث التقنيات: تتغير التكنولوجيا وتتطور باستمرار، ومن الهام لمدير العقارات أن يظل على اطلاع بأحدث التقنيات المتاحة. أنت تحتاج بصورة أساسية إلى منصـة موحدة تجمع بين الجانب التقني والدراية العميقة بهذا المجال لدعم جميع احتياجات إدارة المرافق وتشغيلها ومراقبتها بأقل تكاليف ممكنة.

في الختام

إذًا كما رأينا، إنَّ إدارة العقارات عملية معقدة ومتعددة الجوانب تتطلب امتلاك مهارات إدارية والقدرة على التخطيط الصحيح. ومن خلال تحقيق توازن مثالي بين الحفاظ على القيمة وتحقيق العوائد المالية، يمكن لإدارة العقارات أن تكون عاملًا حاسمًا في نجاح الاستثمار العقاري وتحقيق الاستدامة.

تتجاوز مسؤولية مديري العقارات إدارة الإيجارات والصيانة؛ فهم يشكلون حلقة وصل بين المستأجرين والملاك، وبين العقارات والسوق. وتحقيق النجاح في هذا المجال يعتمد على قدرتهم على التكيف مع التغيرات والتحديات، وتبني أحدث التقنيات الابتكارية واستثمارها في عملياتهم.

ومن خلال تطوير القدرات، وتقديم تجربة إيجابية للمستأجرين والملاك، يمكن لإدارة العقارات أن تحقق أقصى استفادة من الأصول العقارية وتحقق الأهداف المالية والإستراتيجية بنجاح. إنَّ تفهم توجهات السوق واحتياجات العملاء سيساهم بشكل كبير في تحقيق نجاح مستدام في هذا القطاع الهام.

وللتعامل مع كل هذه الأمور مجتمعة، يحتاج المستثمرون العقاريون ومديرو العقارات السكنية والتجارية إلى منصة متكاملة تساعدهم على تنظيم وأتمتة هذه العمليات وإدارتها من مكانٍ واحد.

وفي هذه الجزئية، يبرز “منجز” بكونه البرنامج الأفضل في هذا المجال، ذلك أنَّه يقدم إلى مديري العقارات والمستفيدين من القطاع السكني في السعودية حلولًا تقنية مبتكرة وذكية تتناسب مع طبيعة واحتياجات السوق السعودي.

يمكِّن منجز مديري العقارات من إدارة جميع العمليات التشغيلية وأتمتة الأوامر؛ إذ يوفر التطبيق العديد من المزايا، مثل إدارة الصيانة والإصلاحات ورفع طلبات الصيانة ليتم إسنادها للفرق المختصة، وإدارة العقود والمستأجرين، وإدارة الحسابات والتقارير المالية ومتابعة الفواتير والمصاريف التشغيلية بشكل مباشر، ليكونوا على اطلاع بكافة العمليات الحسابية التي تحصل. بالإضافة إلى التواصل مع المستأجرين.

ولكي تحصل على كل ذلك وأكثر، بادر بالاشتراك معنا، أو سجل اهتمامك من خلال طلب عرض تجريبي لمدة 15 يومًا.